De vergaderkostenapp

Met de vergaderkosten App, kun je eenvoudig en op een inzichtelijke manier helder krijgen wat vergaderen kost. Het gebruik van deze App moet er toe leiden dat het vergaderen met elkaar efficiënter en effectiever gaat worden. In onze hooggeschoolde en ontwikkelde samenleving waar wij leven met allerlei deskundigheden heb je elkaar nodig om vraagstukken en problemen op te lossen. Dit gebeurt vaak aan de vergadertafel. De meeste mensen onderschatten wat het vraagt aan inzet en kosten om goed te vergaderen.

Om de kosten van de vergadering met deze App zichtbaar te maken, dien je een aantal variabelen in te voeren. Het gaat hier om het aantal deelnemers/sters aan de vergadering, het (geschatte) bruto salaris van de deelnemers/sters aan de vergadering en de vergaderfactor.

Voor de vergaderfactor kan gekozen worden uit 5 niveau’s:

  • Vergaderfactor 1: er is géén voorbereiding van de vergadering, ook géén reistijd en géén tot weinig acties na de vergadering (gemiddeld 30 min).
  • Vergaderfactor 2: er is een matige voorbereiding max. 30 min., reistijd max. 30 min. en er zijn acties die voortkomen uit de vergadering (gemiddeld 1 uur per deelnemer).
  • Vergaderfactor 3: er is een redelijke voorbereiding max. 60 min., reistijd max 60 min. en er zijn acties die voortkomen uit de vergadering (gemiddeld 2 uur per deelnemer).
  • Vergaderfactor 4: er is een uitgebreide voorbereiding max. 2 uur, reistijd max 60 min. en er zijn acties die voortkomen uit de vergadering (gemiddeld 4 uur per deelnemer).
  • Vergaderfactor 5: er is een grote voorbereiding max. 4 uur, reistijd max 120 min. en er zijn acties die voortkomen uit de vergadering (gemiddeld 8 uur per deelnemer).

In de App wordt vervolgens een aantal berekeningen verricht om aan te geven wat de kosten van de vergadering zijn. Voor de opbouw van deze kosten zie hiervoor verder bij kostenopbouw onder het icoontje van de €.

Werkwijze van de App:

Je kunt kiezen tussen globaal of precies voor de berekening van de vergaderkosten.

Globaal

Hierbij maak je een inschatting van het gemiddelde bruto maandsalaris per vergader deelnemer/ster. Voer daarna het aantal personen in die aanwezig zijn en kies een gemiddelde vergaderfaktor voor alle deelnemers/sters.

Precies

Hierbij voer je elke deelnemer/ster aan de vergadering apart in. Je vult het bruto maandsalaris in per persoon. Omdat reistijd, voorbereidingstijd en acties na een vergadering kunnen verschillen, voer je ook per persoon de vergaderfactor in. De App gaat nu cumulatief berekenen wat een uur vergaderen kost.

Sluit eventueel de App aan op een beamer om de deelnemers/sters bewust te maken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *